CMMS ofrece a sus clientes, el servicio de Catalogación o la depuración (Recatalogación) del Maestro de Materiales, con el objetivo de tener artículos con las especificaciones precisas, completas y con sus descripciones homogéneas a nivel corporativo.

CMMS ha desarrollado una metodología basada en la utilización de un Software de Catalogación, de plantillas específicas para posibilitar que la información resultante sea precisa y debidamente estructurada.

Para el caso de Recatalogación, el objetivo es tener en un único Maestro a todos los distintos maestros de múltiples fuentes, en forma ordenada y homogénea, se localizan los duplicados o posibles duplicados a través de diversos mecanismos de detección.

Como resultado se puede disponer de un Maestro de Materiales depurado y consistente y, lo fundamental, debidamente actualizado, reduciendo considerablemente el Costo por Stock.

Antecedentes por tener en consideración para una Recatalogación:

Cuando se tiene inconvenientes con la compra:

• Con descripciones que no son claras para el proveedor.
• Por sus costos altos, no hay muchos proveedores calificados.
• Mercaderías en devolución, porque son diferentes a lo solicitado.
• Dificultad para comprar repuestos y/o materiales a menor costo.

Cuando se tiene inconvenientes con el inventario de materiales:

• Contamos con materiales con descripciones repetidas y/o con información reiterativa, que no agrega valor.
• Manejo deficiente de materiales obsoletos.
• Deficiencia en el uso de bodegas existentes.

Cuando se tiene inconvenientes con el Sistema ERP y/o Maestro de Materiales (MM):

• Los análisis de costos son complicados e inexactos.
• La búsqueda de los materiales requeridos es deficiente.
• Alta posibilidad de creación de materiales ya existentes.
• Incremento de compras directas.

Estándares de Catalogación y/o Recatalogación a Utilizar en la Conformación del Maestro de Materiales

CMMS proporciona a sus clientes este servicio basado en el uso de estándares globales de catalogación y clasificación, estos estándares utilizados son los siguientes.

• eOTD (ECCMA Open Technical Dictionary) para catalogación y
• UNSPSC para clasificación.

Para el caso específico que se tenga que desarrollar el servicio de Recatalogación del Maestro de Materiales, los pasos a seguir para la realización de la tarea son:

• Se hace un diagnóstico de la situación actual del Maestro de Materiales.
• Se analiza las mejores prácticas con relación a los estándares.
• Se presentar un modelo consensuado para crear artículos en el Maestro de Materiales.

Estándares Utilizados:

Estándar de Catalogación: eOTD:

El eOTD (ECCMA Open Technical Dictionary) es un sistema abierto para identificación y caracterización de productos y/o servicios. Permite crear descripciones estandarizadas, independientes del idioma, para bienes y servicios, es un estándar abierto y global, administrado por ECCMA.

1. Modelo de datos del eOTD: tiene una estructura de base de datos, que permite administrar las relaciones entre sus componentes.

• b.     Procedimiento para normalizar la descripción del material: A partir de una descripción del material no normalizada, se identifica la categoría a la que pertenece. Esta categoría tiene asociados ciertos atributos específicos.

• Mantención de eOTD: Dado que es un código abierto que es mantenido por ECCMA, evita a las empresas tener que desarrollar sus propios sistemas.

• Mapeo con otros estándares: Actualmente eOTD está mapeado con los siguientes estándares: UNSPSC, ecl@ss, CPV, FSC.

• Plantillas y guías de identificación: Una de las características principales que ECCMA ha desarrollado para eOTD es la Guía de Identificación (Index Guide). Para cada material, estas relaciones pueden ser modificadas de acuerdo con los requerimientos particulares de cada industria.

Estándar de Clasificación: UNSPSC:

El UNSPSC (United Nations Standard Products & Services Codes) es un estándar abierto de clasificación internacional para productos y servicios, disponible gratis para todo el mundo.

Es la primera categorización desarrollada para ser usada a través del comercio electrónico y es también la más completa para el uso en esta industria. La UNSPSC es una clasificación jerárquica de 5 niveles (sólo los 4 primeros niveles se usan) con 2 dígitos y una descripción por nivel.

Su taxonomía jerárquica permite al usuario enfocarse al nivel de especificidad que mejor se ajusta a su objetivo. La UNSPSC es un esquema consistente y completo, pues permite tener:

1. Análisis de gasto con UNSPSC: Permite un mejor análisis de gasto en los distintos niveles y posibilita desarrollar abastecimiento estratégico. Al contar con una codificación consistente en las distintas áreas de la empresa, posibilita un control de gastos uniforme.

• Mantención de la UNSPSC: Dado que es un código abierto que es mantenido por la UNDP (United Nations Development Programme), evita a las empresas tener que desarrollar sus propios sistemas de clasificación.

• Idiomas: Soporta múltiples idiomas, lo que es útil para compañías multinacionales o con clientes o proveedores en distintos países.

Beneficios que se obtiene al final del servicio:

Los beneficios que se logra una vez catalogado y/o recatalogado un maestro de materiales teniendo en consideración los estándares y el Sistema de Catalogación son los siguientes:

• Se tiene los almacenes con artículos totalmente ordenadas y codificadas, respecto a Normas y Sistema de Código de Ubicación del Almacén.

• Se logra un conocimiento exacto del stock que se tiene por Almacén.

• Se reduce los inventarios tanto en volumen como en valor y al mismo tiempo ayudar a mejorar el control.

• Se dinamiza y mejora la gestión de análisis de costos.

• Se indaga de una manera más rápida los artículos, los proveedores y los servicios.

• Se garantiza la reducción de stock en los almacenes.

Algunos clientes en los que hemos realizado este servicio:

• Compañía Minera Minsur S.A.,
  • Compañía Minera Milpo S.A.A. (ahora Nexa Resources Perú).
  • Compañía Minera Nyrstar S.A.
  • Votorantim Metais Cajamarquilla S.A.
  • Consorcio Minero Horizonte S.A.
  • Sociedad Minera El Brocal S.A.A.
  • Compañía Minera El Roble S.A. (Colombia).
  • Compañía Minera Antapaccay S.A.
  • Industria San Miguel S.A.
  • Administración de Empresas S.A. (AESA).

Artículo elaborado por CMMS Perú.